Подготовка презентации

Ко всем действиям в PR-кампании необходимо тщательно готовиться. И во всех случаях начинать с анализа аудитории, на которую рассчитано данное действие. Впрочем, расположим все по порядку.

1. Итак, как было сказано, сначала анализ аудитории.

2. Далее определитесь с целью и главной идеей презентации, ибо они помогают обусловить содержание, конфигурацию и стиль мероприятия.

3. На основании выводов из предыдущих двух пунктов составьте план презентации, в том числе рассчитайте время и определите его количество на пошаговые действия. Каждая презентация состоит из вступления, основной части и заключения, распишите события на эти три этапа, учитывая, что на вступление нужно тратить не более 10% времени; основная часть, если в заключительной не предусмотрен банкет, занимает 60—75%.

4. Определитесь с помещением для презентации, четко обозначьте расстановку сил, то есть территориальное размещение участников — зрителей, ведущих и помощников.

5. Подберите и разместите необходимые демонстрационные материалы так, чтобы посетителям было удобно их изучать. Данный пункт в комментариях не нуждается, однако нелишним будет совет — не устраивайте из презентации ярмарку! Если вы решили, что гости должны унести домой вещественные свидетельства своего пребывания на презентации, отведите специальное место для бесплатных образцов, буклетов, вымпелов, значков и прочего.

6. Подготовьте речь, имеется в виду написание плана, текста и наглядных материалов. О том, как правильно написать речь, мы уже говорили. Учитывайте, что и выступление, и сама презентация зачастую строго регламентированы по времени. Следовательно, нужно научиться его корректировать, освещая в выступлении самое главное, чтобы оставить время на вопросы.

7. На презентациях контакт с аудиторией, как правило, весьма массивен, а потому следует уделить подготовке к ответам на вопросы после вашего выступления особое внимание, иначе можете утратить контроль за ходом процесса. Поразмышляйте над вопросами, которые гипотетически вам могут задать, чтобы они не застигли вас врасплох и не потребовали длительного обдумывания.

Вот некоторые рекомендации относительно практики ответов на вопросы.

• Не игнорируйте вопрос. Если не знаете ответа, предложите гостю повременить, отыщите нужную справку по окончании презентации и обязательно доведите ее до адресата.

• Не позволяйте никому перехватить у вас инициативу. Если вы видите, что кто-то, задавая вопрос или комментируя, чересчур увлекается, вежливо прерывайте его. Оставайтесь лидером.

• Отвечайте на вопросы ясно, четко и кратко. Презентация, это не упражнения в красноречии.

• Подготовьте несколько вопросов заблаговременно и поручите их своим помощникам «из зала», пусть они зададут их, если в аудитории не сразу найдутся охотники. Обычно слушатели вскоре присоединяются к дискуссии.

• Заключительную часть презентации начинают со слов: «Мы рассказали вам практически все, что намеревались»; «Благодарим вас за интерес и внимание...». Далее следует либо приглашение на фуршет (что не слишком желательно), либо прощание (что предпочтительнее), либо обмен мнениями по теме и сопряженным с ней моментам.

Помните, в памяти людей остается «последний аккорд», поэтому финал презентации не должен быть смазан.