26. Планування та організація спеціальних pr-подій, фактори їх ефективності.

Спеціальні події (special events) - це заходи, що проводяться організацією з метою залучення уваги громадськості до самої організації, eе діяльності та продуктів. Спеціально організоване подія дозволяє підсилити дію всіх інструментів PR, досягти ефекту за рахунок їх комплексного застосування. Дія спеціальних подій посилюється за рахунок відтінку сенсаційності, оригінальності, властивого їх змістовної та організаційної складових.

Почати слід з чіткого визначення мети спец події, узгодження її з усіма зацікавленими сторонами. Мету потрібно донести до відома всіх учасників заходу. Це допомагає уникнути різноскерованості дій і досягти принципової скоординованості зусиль. Мета може бути конкретизована переліком завдань. Цілі і завдання спец події визначають коло учасників та їх ролі, склад запрошених. Далі розробляється детальна програма та сценарій, розписаний по хвилинах. Всі можливі варіанти відхилень від сценарію необхідно передбачити заздалегідь. Експромтів і сюрпризів для організаторів спецзаходів не повинно існувати - їх слід залишити тільки для публіки.

Важливо підготувати необхідні умови для роботи журналістів: стільці, розетки для апаратури, засоби зв'язку - іноді прес-офіси з телефоном, факсом, комп'ютером, напої та закуски. Відсутність умов для своєї роботи на об'єкті журналісти сприймають як зневагу до конкретних ЗМІ.

Співробітникам прес-служби слід заздалегідь підготувати і вручити журналістам медіа-кіт, що містить:

1) бекграундер, або загальну інформацію про організацію (точна назва, профіль діяльності, Інтернет-адреса, коротка історія, структура, список посадових осіб, фото фасаду та інше)

2) програму спеціального події

3) список учасників з їх короткою характеристикою

4) тези найбільш важливих і цікавих доповідей

5) текст прес-релізу.